Husk å fakturere medlemskontingent til alle klubbens medlemmer!
Ved utgangen av året hentes medlems- og aktivitetstall automatisk fra klubbens medlemssystem. Derfor er det viktigere enn noen gang at alle volleyball- og sandvolleyballklubber sørger for at medlemsregisteret er oppdatert, at medlemskontingenten er fakturert til alle medlemmer, og at aktive medlemmer er registrert på riktig gren.
Alle medlemmer må faktureres og registreres korrekt
NIF stiller krav om at medlemskontingent skal faktureres og registreres gjennom et godkjent medlemssystem. Et medlem regnes først som medlem når medlemskontingenten er betalt og medlemskapet er registrert i systemet. Korrekte medlemstall er avgjørende både for klubben, særforbundene og norsk idrett som helhet.
For volleyball- og sandvolleyballklubbene betyr dette at alle som skal være medlemmer i klubben må motta medlemskontingent, og at betalingene må håndteres gjennom klubbens medlemssystem. Manglende registrering eller fakturering vil føre til at medlemstallene blir for lave.
Husk grenregistreringen – NB – dette er viktig for norsk volleyball
I tillegg til medlemsregistreringen er det viktig at alle aktive medlemmer registreres på riktig gren i medlemssystemet. NIF definerer aktive medlemmer som personer som deltar jevnlig på trening eller konkurranser, samt trenere, lagledere, dommere og andre som har faste oppgaver knyttet til aktiviteten. Har en utøver, trener, lagledere, dommere eller andre vært aktiv i både volleyball og sandvolleyball skal medlemmet registreres i begge grener.
Klubbene oppfordres også til å kontrollere at medlemmer med funksjonsnedsettelse er registrert. Denne registreringen er viktig for å synliggjøre den aktiviteten som foregår i klubbene, og gir norsk idrett et bedre grunnlag for å utvikle gode og inkluderende aktivitetstilbud.
Hvorfor er dette viktig?
Det er flere konkrete fordeler for klubben å ha riktige medlemstall og aktivitetstall:
- Klubben synliggjør sin reelle aktivitet. Når alle medlemmer er registrert og fakturert, får klubben dokumentert størrelsen på sin aktivitet og verdien av tilbudet man organiserer lokalt.
- Inntekter til klubben. Medlemskontingent er lovpålagt og alle klubber skal fakturere sine medlemmer medlemskontingent. Dette kan være viktige inntekter til klubben for å drive det tilbudet man ønsker.
- Grunnlag for offentlige tilskudd og støtteordninger. Medlemstall og aktivitetstall brukes som grunnlag i norsk idretts rapportering og danner grunnlag for flere støtteordninger og fordelingsmekanismer i idretten.
- Sterkere gjennomslag lokalt. Når klubben kan dokumentere hvor mange medlemmer og aktive den har, står den ofte sterkere i dialog med kommune, skoler, sponsorer og andre samarbeidspartnere.
- Klubben oppfyller NIFs krav. NIF stiller krav til at medlemskontingent skal faktureres gjennom godkjente medlemssystemer og at medlemsopplysninger holdes oppdatert.
I tillegg er medlemstallene viktig for volleyballen som helhet fordi man får:
- Bedre beslutningsgrunnlag for forbund og klubb. Korrekte tall gjør det enklere å planlegge seriespill, utviklingstiltak, trenerutdanning, anleggsbehov og andre tilbud som skal møte medlemmenes behov.
- Grunnlag for offentlig tilskudd til forbundet som bidrar til at man kan organisere og opprettholde dagens servicetilbud til klubbene.
- Volleyballen får riktigere statistikk. Registrering på riktig gren sikrer at aktiviteten blir synlig i volleyballens og sandvolleyballens offisielle tall. Dette påvirker hvordan idretten framstår nasjonalt og gir et riktigere bilde av vekst og utvikling.
Ta en gjennomgang nå
Vi oppfordrer alle klubber til å gjennomgå medlemsregisteret i løpet av oktober og kontrollere at:
- Alle medlemmer er registrert i medlemssystemet.
- Alle medlemmer er fakturert medlemskontingent.
- Betalinger er registrert korrekt.
- Aktive medlemmer er registrert på riktig gren.
- Trenere, dommere og øvrige aktive funksjonærer er registrert der de skal være.
Mer informasjon om medlemsregistrering, medlemstall og grenregistrering finnes på NIFs nettsider og i veiledningene for samordnet rapportering.
Hvor kan jeg finne tallene vi rapporterte for 2025?
Er du usikker på om hvor mange medlemmer klubben har? Da kan tallene som ble rapport for 2025 være et utgangspunkt for å avdekke eventuelle mangler i medlemsregisteret for 2026. 2025 tallene kan være en god rettesnor, men har klubben hatt vekst eller mistet lag kan dette gjøre at 2026 tallene blir annerledes.
Ved å sammenligne de rapporterte tallene for 2025 med det som ligger registrert i medlemssystemet i dag, kan klubben enklere identifisere medlemmer som mangler medlemskontingent, aktive som ikke er registrert på riktig gren eller personer med funksjonsnedsettelse som ikke er registrert korrekt. Dette gir klubben mulighet til å rydde opp i registreringene i god tid før årets telling.
Tallene fra samordnet rapportering 2025 finner man i KlubbAdmin under rapporter og medlemsoversikter.
Trenger klubben hjelp?
Vi vet at overgangen til automatisk innhenting av medlems- og aktivitetstall stiller nye krav til klubbene. Norges Volleyballforbund vil derfor følge opp klubbene gjennom høsten med informasjon, veiledning og påminnelser om medlemsregistrering og grenregistrering. Målet er å sikre at alle klubber får registrert aktivitet og medlemmer på en korrekt måte.
Dersom klubben har spørsmål om medlemsregister, fakturering av medlemskontingent eller registrering på gren, oppfordrer vi dere til å ta kontakt med administrasjonen i NVBF. Vi hjelper gjerne med råd og veiledning slik at klubben er best mulig forberedt før årsskiftet, når medlems- og aktivitetstallene hentes automatisk fra medlemssystemene.
- Tekniske spørsmål kan rettes til NIF Digital: NIF Digital Support
- Spørsmål kan rettes til:
- Kate Sønstebø
- Eivind Rudå
- Line Busland
Sammen sørger vi for at aktivitetene i norsk volleyball blir synlige i statistikken og at klubbene får den anerkjennelsen de fortjener for arbeidet som gjøres hver eneste dag.
