Samordnet søknad og rapportering

Det er igjen tid for å telle antall medlemmer i norsk idrett. Den 1. april åpner portalen i klubbadmin.no der årets nøkkeltall om din klubb skal registreres.

Rapporteringsfrist er den 30. april. Vi anbefaler alle volleyball- og sandvolleyballklubber å registrere sine medlemstall tidlig i april. Det er ofte stort “trykk” på systemet de siste dagene opp mot den 30. når hele norsk idrett skal registrere samtidig. Dette har gjort at noen klubber har opplevd at systemet blir “tregere” enn normalt.

Hva skal registreres? 

Medlemstall

Medlemstallet definerer de som har deltatt og betalt medlemskontingent til idrettslaget i løpet av kalenderåret 2023.

Det kreves at klubben har valgt medlemssystem før man kan rapportere. Klubber som enda ikke har valgt system vil få spørsmål om dette ved oppstart.

Aktive medlemmer

Aktive medlemmer tar utgangspunkt i medlemstallet, men definerer i hvilke grener (eks. volleyball sandvolleyball, ski, fotball osv.) medlemmet aktivt tar del. Det aktive medlemstallet kan dermed ofte være høyere enn medlemstallet da mange medlemmer bedriver flere idretter (idrettsgrener).

Alle medlemmer som regelmessig deltar i organisert aktivitet i regi av idrettslaget, eller representerer idrettslaget i idrettskonkurranser eller lignende, skal regnes som «aktivt medlem» med tilhørighet i en konkret gruppe/gren. Med «deltagelse» menes både å utøve selve idretten gjennom trening eller konkurranser, og å tilrettelegge for at andre skal kunne drive aktivitet i idrettslaget. Dette omfatter blant annet spillere, trenere, dommere, lagledere, styremedlemmer, materialforvaltere, æresmedlemmer og andre oppgaver som bidrar til gjennomføringen av trening, konkurranser og annen aktivitet i idrettslaget. Personer som bistår idrettslaget gjennom administrative oppgaver, drift og vedlikehold av anlegg mm. omfattes også.

Både de som trener, konkurrerer, eller på annen måte bidrar til aktivitet i idrettslaget, skal registreres som aktive innen den eller de idretter eller grener deres aktivitet er knyttet til. Medlemmer som på eget initiativ transporterer familiemedlemmer til og fra trening eller idrettsarrangementer anses ikke som aktivt medlem.

Forskjellen på medlem og aktivt medlem
Nytt i 2024: Dokumentasjon av betalte medlemskap

For idrettslag/klubber hvor det automatisk vises 0 medlemmer i systemet eller hvor NIF ikke har data på at man har fakturert medlemskontingent vil klubben bli bedt om dokumentasjon på fakturert medlemsavgift. I rapporteringen er det et eget felt hvor man kan laste opp dokumentasjon.

I henhold til NIFs lov skal alle idrettslag minimum ha en medlemskontingent på 50 kr. Årsmøtet kan vedta at æresmedlemmer er fritatt dette kravet.

Valg av nytt klubbstyre og protokoll fra årsmøte

Signert protokoll fra årsmøtet og årsregnskap skal lastes opp i klubbadmin i forbindelse med rapporteringen.  Samtidig skal informasjon om styret og eventuelt administrativ ledelsen i klubben oppdateres. NIF vil samkjøre klubbenes rapportering med Brønnøysundregisteret slik at oppdatert informasjon om styrets sammensetning automatisk overføres til registeret. Brønnøysundregisteret krever at navnene i årsmøteprotokollen og de navn som registreres via samordnet søknad og rapportering er sammenfallende. Ved avvik avviser registeret klubbens rapportering. Oppdatert informasjon i Brønnøysundregisteret er blant annet påkrevd hvis klubber skal motta Grasrotandel fra Norsk Tipping.

Registering av ulike tillitsverv i klubben

Klubber skal ved rapportering oppgi hvem som innehar følgende verv:

  • Leder kontrollutvalg (Gjelder ikke klubber med forenklet lovnorm)
  • Leder valgkomite (Gjelder ikke klubber med forenklet lovnorm)
  • Barneidrettsansvarlig (Klubber som organiserer idrett for barn opp til 12 år skal oppnevne en barneidrettsansvarlig).
  • Ansvarlig for politiattest (Hovedstyret i idrettslaget har ansvaret for politiattestordningen, og skal utnevne en person som er ansvarlig for innhenting og oppfølging. Vedkommende skal ha en personlig vara. Styret er pliktig til å utnevne en ansvarlig for politiattester hvis man organiserer et idrettstilbud for mindreårige og/eller funksjonshemmede).
Driftsresultat

Total driftsinntekter og driftskostnader

Momskompensasjon på varer og tjenester

Idrettslag og klubber kan søke om momskompensasjon gjennom samordnet søknad og rapportering. For å kunne søke om kompensasjon på vare og tjenestemoms må idrettslaget kunne fremlegge et revidert regnskap som er godkjent av årsmøtet. Årsmøte skal avholdes innen 31. mars 2024. Søknad om momskompensasjon krever at klubben er registrert i Frivillighetsregisteret,

Spørsmål fra NIF og NVBF

Det stilles spørsmål fra NIF og NVBF. Spørsmålene er:

  • Har idrettslaget tegnet underslagsforsikring?
  • Har idrettslaget bankkonto i idrettslagets navn?
  • Hvor mange fast ansatte har idrettslaget?
  • Har idrettslaget oppdatert loven i henhold til gjeldende lovnorm for idrettslag?
  • Må idrettslaget avvise noen som ønsker å delta på aktivitet grunnet mangel på?
  • Om ikke alle kan delta, i hvilken idrett gjelder dette?
  • Hvilke målgrupper innen paraidrett (personer med funksjonsnedsettelser) deltar i idrettsaktivitet i deres idrettslaget?
  • Hvis idrettslaget tilbyr gaming eller dataspill/esport hva heter spillene?
  • Organiserer klubben treninger for barn inntil 12 år?
  • Har klubben planlagt sandvolleyballaktivitet i egen klubb sommeren 2024?
  • Hva er kontingenten for å være medlem i klubben?
  • Hva er treningsavgiften en spiller betaler til idrettslaget/klubben for deltagelse på faste treninger i volleyball/sandvolleyball
  • Har klubben gratis treningstid innendørs i hall/sal?
  • Hva er klubbens største kostnadsdriver?
Organisasjonsdata og rapportering til Brønnøysundregisteret

Avslutningsvis i rapporteringen stilles det spørsmål ifm rapportering til Brønnøysundregisteret og organisasjonsdata slik som adresser, kontonummer osv.

Vi trekker ut tre ballpakker blant klubbene som har fullført rapporteringen senest den 17. april. Det lønner seg derfor å være tidlig ute! Kanskje blir din klubb den heldige vinneren.

Kurs i regi av idrettskrets?

Norges idrettsforbund og idrettskretsene inviterer til en gjennomgang av hvordan man gjennomfører Samordnet søknad og rapportering. Per 21.03.24 er det invitert til følgende gjennomganger:

Er det noe du lurer på?

Idrettsforbundet har utfyllende informasjon på sine sider: Samordnet rapportering (idrettsforbundet.no)

Står du fast eller er usikker på registreringen?

Hvordan registrerer du? 

KlubbAdmin vil være inngangen for å gjennomføre samordnet søknad og rapportering. For å logge inn benyttes samme brukernavn og passord som til MinIdrett . Rapporteringen kan foretas av personer med følgende funksjon i klubben:

  • Leder av klubb (kan rapportere på vegne av hele klubben og skal også være den som bekrefter innsendingen på vegne av klubben),
  • Leder av gruppe i fleridrettslag (gjør kun rapporteringen for sin aktuelle gruppe, bl.a. rapportering av aktive medlemmer og svarer på spørsmål fra særforbund)
  • I tillegg kan NestlederMedlemsansvarlig, Adm Leder, Daglig leder, StyremedlemKasserer, Sekretær og Org-ansvarlig rapportere på vegne av klubben

Brukerveiledninger fra Norges Idrettsforbund.

Nyeste innlegg

Start typing and press Enter to search